Головна Фрілансери та консультанти Всі деталі

Все, що вам як фрілансеру потрібно знати про рахунки.

І як ми знімаємо з вас цю роботу.

1. Обов’язкові реквізити в рахунку – §14 UStG

Ваш замовник передає рахунок до бухгалтерії – і отримує його назад. Причина: відсутній податковий номер, неправильний період надання послуг або відсутній USt-IdNr. Незручно? Безумовно. Можна уникнути? Абсолютно.

Правова ситуація

§14 UStG визначає 11 обов’язкових реквізитів, серед них:

  • Повне ім’я та адреса (виставник + отримувач)
  • Податковий номер або USt-IdNr.
  • Дата рахунку та послідовний номер рахунку
  • Вид та обсяг послуги (напр. „IT-консультування“)
  • Час або період надання послуги
  • Сума нетто, ставка податку, сума податку, сума брутто

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Автоматична перевірка всіх 11 обов’язкових реквізитів перед відправкою
  • Послідовні номери рахунків – без пропусків, автоматично
  • Податковий номер береться з вашого профілю
  • Період надання послуг як обов’язкове поле – забути неможливо
„Жоден рахунок не вийде з RuckZuckRechnung без усіх обов’язкових реквізитів. Більше ніяких запитів від бухгалтерії.“

2. Погодинна ставка, денна ставка, проєктний паушал – правильне виставлення рахунків

„Просто вистав мені рахунок за години.“ Звучить просто – але не завжди так. 80 годин à 95 €, плюс 3 дні воркшопу, витрати на подорож та паушал за документацію. Все коректно та зрозуміло в одному рахунку?

Правова ситуація

§14 UStG вимагає точний опис послуги та період надання послуг:

  • Чітко перелічуйте години/дні (кількість × одиниця × ціна)
  • Вкажіть період надання послуг (напр. „01.03. – 31.03.2026“)
  • Витрати на подорож показуйте окремо (рекомендовано)
  • Авансові рахунки: позначте як такі, посилання на загальне замовлення

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Гнучкі позиції: година × ставка, день × денна ставка, паушал – усе в одному
  • Автоматичні проміжні підсумки та загальні суми
  • Період надання послуг на кожному рахунку – як обов’язкове поле
  • Професійний макет – бухгалтерія вашого клієнта буде вдячна
„80 годин, 3 денні ставки, 1 паушал? Один рахунок. Зрозуміло. Коректно. Ruck Zuck.“

3. Електронний рахунок та ZUGFeRD – для фрілансерів обов’язково з 2028

Ваш замовник використовує SAP чи DATEV інтерфейс? Тоді він, ймовірно, незабаром вимагатиме електронний рахунок у форматі ZUGFeRD. З 2028 року в Німеччині електронний рахунок обов’язковий – і хто не готовий, може втратити клієнтів.

Правова ситуація

Обов’язковий електронний рахунок у Німеччині:

  • З 2025 року: обов’язкове прийняття електронних рахунків (всі підприємства)
  • З 2028 року: обов’язкове виставлення (незалежно від обороту)
  • ZUGFeRD: PDF + вбудований XML – читабельний для людей і машин
  • Лише PDF недостатньо – потрібні структуровані дані
  • Фрілансери також підпадають під це для всіх B2B-рахунків

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Кожен рахунок автоматично у форматі ZUGFeRD (PDF + XML)
  • SAP, DATEV, Lexware – бухгалтерія вашого замовника зчитує безпосередньо
  • Без доплат, без конвертації – стандарт з першого дня
  • Готовність до майбутнього: коли 2028 настане, ви вже готові
„Обов’язковий електронний рахунок? Вже вирішено. Ваш замовник буде вражений.“

4. Мале підприємство – правильне застосування §19 UStG

Тільки починаєте чи свідомо залишаєтесь малим? Багато фрілансерів – особливо коучі, тренери та креативники – використовують режим малого підприємства. Це економить ПДВ-декларацію. Але обережно: якщо ви випадково вкажете ПДВ, вам доведеться сплатити його до податкової – навіть як мале підприємство (§14c UStG).

Правова ситуація

§19 UStG звільняє від ПДВ за таких умов:

  • Минулого року ваш оборот складав ≤ 25.000 € (підвищено з 2025)
  • Цього року ваш оборот очікується ≤ 100.000 €
  • ПДВ не вказується – ні ставка, ні сума податку
  • Обов’язкове зазначення: „Відповідно до §19 UStG ПДВ не нараховується.“
  • Всі інші обов’язкові реквізити (§14 UStG) залишаються чинними

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Режим малого підприємства: увімкнути один раз – всі рахунки без ПДВ
  • Автоматичний текст §19 на кожному рахунку
  • Контроль порогу обороту – ви вчасно побачите, коли наближаєтесь до ліміту
„Мале підприємство? Один перемикач. Решту ми беремо на себе.“

5. Міжнародні клієнти – правильні рахунки для ЄС та третіх країн

Ваш клієнт в Амстердамі, Лондоні чи Нью-Йорку? Тоді для вашого рахунку діють особливі правила – залежно від того, чи клієнт в ЄС або третій країні, і чи це компанія або приватна особа.

Правова ситуація

Послуги для компаній в ЄС (B2B):

  • Місце надання послуги = місцезнаходження отримувача (§3a абз. 2 UStG)
  • Reverse Charge: ви виставляєте рахунок без ПДВ
  • Обов’язкове зазначення: „Податкове зобов’язання отримувача послуги (Reverse Charge)“
  • Ваш USt-IdNr та USt-IdNr клієнта мають бути на рахунку
  • Третя країна (UK, США, Швейцарія): місце послуги = місцезнаходження отримувача → не оподатковується в Німеччині
  • Зазначення: „Послуга, не оподатковувана згідно §3a абз. 2 UStG“

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Розпізнавання типу клієнта: компанія ЄС або третя країна – автоматично без ПДВ з правильним зазначенням
  • Поле USt-IdNr на рахунку на видному місці
  • Багатомовні рахунки – англійською та 5 іншими мовами
  • Правильний текст Reverse-Charge та третьої країни встановлюється автоматично
„Міжнародний клієнт? Логіку ПДВ ми беремо на себе. Ви зосереджуєтесь на проєкті.“

6. Зберігання документів – §14b UStG та GoBD

Кожен виставлений рахунок має зберігатися 10 років. Не просто на робочому столі – а відповідно до GoBD: незмінений, повний та доступний у будь-який час. При податковій перевірці це стає проблемою.

Ваші обов’язки як виставника рахунків

  • 10 років обов’язковий строк зберігання (§14b абз. 1 UStG)
  • Цифрові рахунки мають зберігатися в цифровому вигляді (друк недостатній!)
  • GoBD вимагає: відстежуваність, незмінність, повноту
  • Збережені рахунки не можна змінювати заднім числом

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Автоматичний архів – всі рахунки зберігаються автоматично
  • Відповідність GoBD: незмінне зберігання, повна документація
  • Пошук: знайдіть будь-який рахунок за секунди – за клієнтом, датою або сумою
„10 років зберігання? Працює у фоновому режимі. Вам нічого не потрібно робити.“

7. Прострочені платежі та стягнення – отримуйте гроші швидше

Фрілансери чекають на оплату в середньому 30–60 днів. У великих компаніях часто ще довше. Проблема: ви вже завершили роботу, а рахунок порожній. Нагадувати незручно – тому ви чекаєте. А ваш грошовий потік страждає.

Правова ситуація

  • §286 BGB: Ваш клієнт автоматично вважається таким, що прострочив, через 30 днів після закінчення терміну оплати
  • §288 BGB: Пеня: базова ставка + 5% (приватні особи) або базова ставка + 9% (компанії)
  • §288 абз. 5 BGB: У B2B-розрахунках додатково 40 € паушал

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Статус оплати одним поглядом – відкритий, прострочений або оплачений
  • Автоматичні нагадування про оплату – професійно сформульовані
  • Термін оплати чітко вказаний на кожному рахунку
  • Етапи стягнення – від дружнього нагадування до офіційної вимоги
„Ви фрілансер, а не колектор. Нагадування ми беремо на себе.“

8. Професійний імідж та удавана зайнятість

Ваш рахунок часто залишається єдиним, що залишається після завершення проєкту. Він лежить у бухгалтерії, архівується, іноді пересилається. Якщо він виглядає непрофесійно, ви залишаєте погане останнє враження.

Ознаки справжньої самостійності

Особливо IT-фрілансери та консультанти, які довго працюють на одного замовника, знають тему удаваної зайнятості. Професійне, незалежне виставлення рахунків – одна з ознак:

  • Власні номери рахунків (не продиктовані замовником)
  • Власний брендинг (логотип, фірмовий бланк, адреса компанії)
  • Оплата за результат (а не за присутність)
  • Кілька замовників видно

Як RuckZuckRechnung допомагає вам:

  • Професійні шаблони з вашим логотипом, кольорами, брендом
  • Власна логіка нумерації рахунків – чіткий знак незалежності
  • Багатомовність – рахунки німецькою, англійською та 4 іншими мовами
  • Єдиний вигляд – чи то 500 € чи 50.000 €
  • Управління клієнтами – різні замовники, чітко розділені. Потужний сигнал для перевіряючих
„Ваш рахунок говорить за вас – професійно, незалежно та унікально.“
Підсумок

Проблему визначено. Рішення вбудовано.

Що вас турбує Що робить RuckZuckRechnung
§14 обов’язкові реквізити – рахунок повертають Автоматична перевірка всіх 11 реквізитів
Погодинно, поденно, паушал – усе в одному рахунку? Гнучкі позиції, проміжні підсумки
Е-рахунок – обов’язково з 2028 ZUGFeRD вбудований з першого дня
§19 мале підприємство – випадково вказали ПДВ Перемикач малого підприємства
Клієнт з ЄС або третьої країни – неправильний ПДВ = відповідальність Автоматично без ПДВ + текст зазначення
Зберігання – 10 років, відповідно до GoBD Цифровий архів, автоматично
Прострочені платежі – 30–60 днів очікування Відстеження оплати + нагадування
Удавана зайнятість – документування ознак Власні номери, брендинг, управління клієнтами

Почніть зараз – безкоштовно та без зобов’язань.

Створіть свій перший рахунок менш ніж за 5 хвилин. Обов’язкові реквізити, погодинна оплата, ZUGFeRD – усе включено.

Спробувати безкоштовно