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Alles, was du als Freelancer über Rechnungen wissen musst.

Und wie wir dir die Arbeit abnehmen.

1. Pflichtangaben auf der Rechnung – §14 UStG

Dein Auftraggeber gibt deine Rechnung in die Buchhaltung – und bekommt sie zurück. Grund: fehlende Steuernummer, falscher Leistungszeitraum oder keine USt-IdNr. Peinlich? Auf jeden Fall. Vermeidbar? Absolut.

Die Gesetzeslage

§14 UStG definiert 11 Pflichtangaben, darunter:

  • Vollständiger Name und Anschrift (Rechnungssteller + Empfänger)
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung (z.B. „IT-Beratung“)
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatische Prüfung aller 11 Pflichtangaben vor dem Versand
  • Fortlaufende Rechnungsnummern – lückenlos und automatisch
  • Steuernummer wird aus deinem Profil übernommen
  • Leistungszeitraum als Pflichtfeld – vergessen unmöglich
„Keine Rechnung verlässt RuckZuckRechnung ohne alle Pflichtangaben. Nie wieder Rückfragen von der Buchhaltung.“

2. Stundensatz, Tagessatz, Projektpauschale – richtig abrechnen

„Schreib mir einfach eine Rechnung über die Stunden.“ Klingt einfach – ist es aber nicht immer. 80 Stunden à 95 €, dazu 3 Workshop-Tage, Reisekosten und eine Dokumentationspauschale. Alles korrekt und nachvollziehbar auf eine Rechnung bringen?

Die Gesetzeslage

§14 UStG verlangt eine genaue Leistungsbeschreibung und den Leistungszeitraum:

  • Stunden/Tage klar auflisten (Menge × Einheit × Preis)
  • Leistungszeitraum angeben (z.B. „01.03. – 31.03.2026“)
  • Reisekosten separat ausweisen (empfohlen)
  • Bei Abschlagsrechnungen: als solche kennzeichnen, Bezug zum Gesamtauftrag

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Flexible Positionen – Stunden, Tage oder Pauschalen mit eigener Beschreibung
  • Reisekosten als separate Positionen – klar getrennt
  • Professionelle Darstellung mit Zwischensummen und Gesamtbetrag
  • Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen unterstützt
„80 Stunden, 3 Tagessätze, Reisekosten und eine Pauschale? Alles auf einer Rechnung – klar, korrekt und professionell.“

3. E-Rechnung & ZUGFeRD – die neue Pflicht

Dein Auftraggeber ist ein Unternehmen? Dann wird die E-Rechnung für dich relevant. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen in Deutschland als strukturierte E-Rechnungen verschickt werden – im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ein einfaches PDF reicht dann nicht mehr.

Die Gesetzeslage

  • Seit 01.01.2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können
  • Bis 31.12.2026: Versand als PDF noch mit Zustimmung erlaubt
  • 2027 (Umsatz ≤ 800.000 €): PDF mit Zustimmung noch erlaubt
  • Ab 01.01.2028: Nur noch strukturierte E-Rechnungen an Geschäftskunden

ZUGFeRD ist ideal für Freelancer: Eine normale PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Professionelle Rechnung + maschinenlesbare Daten in einer Datei.

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • ZUGFeRD ist bereits eingebaut – jede Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung
  • Zukunftssicher ab heute – kein Stress in 2027
  • Auftraggeber-kompatibel: SAP, DATEV und jede moderne Buchhaltungssoftware
„E-Rechnungspflicht? Für dich schon erledigt. Dein Auftraggeber wird beeindruckt sein.“

4. Kleinunternehmer – §19 UStG richtig umsetzen

Gerade gestartet oder bewusst klein geblieben? Viele Freelancer – besonders Coaches, Trainer und Kreative – nutzen die Kleinunternehmerregelung. Das spart die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Aber Achtung: Wenn du aus Versehen Umsatzsteuer ausweist, schuldest du sie dem Finanzamt – auch als Kleinunternehmer (§14c UStG).

Die Gesetzeslage

§19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer, wenn:

  • Dein Umsatz im Vorjahr ≤ 25.000 € war (seit 2025 angehoben)
  • Dein Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich ≤ 100.000 € bleibt
  • Kein Umsatzsteuerausweis – kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
  • Pflichthinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • Alle anderen Pflichtangaben (§14 UStG) gelten unverändert

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Kleinunternehmer-Modus: einmal aktivieren – alle Rechnungen ohne USt
  • Automatischer §19-Hinweistext auf jeder Rechnung
  • Umsatzgrenze im Blick – du siehst rechtzeitig, wann du die Grenze erreichst
„Kleinunternehmer? Ein Schalter. Alles andere machen wir.“

5. Internationale Kunden – EU & Drittland korrekt abrechnen

Dein Kunde sitzt in Amsterdam, London oder New York? Dann gelten für deine Rechnung besondere Regeln – je nachdem, ob der Kunde in der EU oder im Drittland sitzt und ob er ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Die Gesetzeslage

Dienstleistungen an Unternehmen in der EU (B2B):

  • Leistungsort = Sitz des Empfängers (§3a Abs. 2 UStG)
  • Reverse-Charge-Verfahren greift: Du stellst netto in Rechnung
  • Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“
  • Deine USt-IdNr. und die des Kunden müssen auf der Rechnung stehen
  • Drittland (UK, USA, Schweiz): Leistungsort = Sitz des Empfängers → nicht steuerbar in Deutschland
  • Hinweis: „Nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß §3a Abs. 2 UStG“

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Kundentyp-Erkennung: EU-Unternehmen oder Drittland – automatisch netto mit korrektem Hinweis
  • USt-IdNr.-Feld prominent auf der Rechnung
  • Mehrsprachige Rechnungen – Englisch und 5 weitere Sprachen
  • Korrekter Reverse-Charge- und Drittland-Hinweistext automatisch gesetzt
„Internationaler Kunde? Wir kümmern uns um die Umsatzsteuer-Logik. Du kümmerst dich ums Projekt.“

6. Aufbewahrungspflichten – §14b UStG & GoBD

Jede Rechnung, die du ausstellst, musst du 10 Jahre aufbewahren. Nicht irgendwo auf dem Desktop – sondern GoBD-konform: unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar. Spätestens bei einer Betriebsprüfung wird das zum Problem.

Deine Pflichten als Rechnungsaussteller

  • 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (§14b Abs. 1 UStG)
  • Digitale Rechnungen müssen digital archiviert werden (Ausdruck reicht nicht!)
  • GoBD fordert: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit
  • Keine nachträgliche Änderung an gespeicherten Rechnungen

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatisches Archiv – alle Rechnungen werden automatisch gespeichert
  • GoBD-konform: unveränderbare Speicherung, vollständige Dokumentation
  • Durchsuchbar: Finde jede Rechnung in Sekunden – nach Kunde, Datum oder Betrag
„10 Jahre Aufbewahrung? Läuft im Hintergrund. Du musst nichts tun.“

7. Zahlungsverzug & Mahnwesen – schneller ans Geld

Freelancer warten im Schnitt 30 bis 60 Tage auf ihr Geld. Bei Großunternehmen oft noch länger. Das Problem: Du hast die Arbeit längst erledigt, aber dein Konto ist leer. Mahnen fühlt sich unangenehm an – also wartest du. Und dein Cashflow leidet.

Die Gesetzeslage

  • §286 BGB: Dein Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit automatisch in Verzug
  • §288 BGB: Verzugszinsen: 5% über Basiszinssatz (Privat) bzw. 9% über Basiszinssatz (Geschäftskunden)
  • §288 Abs. 5 BGB: Bei B2B-Geschäften zusätzlich 40 € Pauschale

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Zahlungsstatus auf einen Blick – offen, überfällig oder bezahlt
  • Automatische Zahlungserinnerungen – freundlich formuliert
  • Fälligkeitsdatum klar auf jeder Rechnung
  • Mahnstufen – von freundlicher Erinnerung bis förmlicher Mahnung
„Du bist Freelancer, nicht Inkasso-Büro. Das Erinnern übernehmen wir.“

8. Professionelles Auftreten & Scheinselbständigkeit

Deine Rechnung ist oft das Einzige, was nach Projektabschluss bleibt. Sie liegt in der Buchhaltung, wird archiviert, manchmal weitergeleitet. Wenn sie unprofessionell aussieht, hinterlässt du einen schlechten letzten Eindruck.

Indizien für echte Selbständigkeit

Besonders IT-Freelancer und Berater, die länger für nur einen Auftraggeber arbeiten, kennen das Thema Scheinselbständigkeit. Eine professionelle, eigenständige Rechnungsstellung ist eines der Indizien:

  • Eigene Rechnungsnummern (nicht vom Auftraggeber vorgegeben)
  • Eigenes Branding (Logo, Briefkopf, Geschäftsadresse)
  • Abrechnung nach Ergebnis (nicht nach Anwesenheit)
  • Mehrere Kunden erkennbar

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Professionelle Vorlagen mit deinem Logo, deinen Farben, deinem Branding
  • Eigene Rechnungsnummern-Logik – ein klares Indiz für Selbstständigkeit
  • Mehrsprachig – Rechnungen auf Deutsch, Englisch und 4 weiteren Sprachen
  • Konsistentes Erscheinungsbild – egal ob 500 € oder 50.000 €
  • Kundenverwaltung – verschiedene Kunden, sauber getrennt. Ein starkes Signal an die DRV
„Deine Rechnung spricht für dich – professionell, eigenständig und unverwechselbar.“
Auf einen Blick

Problem erkannt. Lösung eingebaut.

Was dich beschäftigt Was RuckZuckRechnung macht
§14 Pflichtangaben – Rechnung kommt zurück Automatische Prüfung aller 11 Angaben
Stundensatz, Tagessatz, Pauschale – alles auf einer Rechnung? Flexible Positionen, Zwischensummen
E-Rechnung – ab 2028 Pflicht ZUGFeRD ab Tag 1 eingebaut
§19 Kleinunternehmer – versehentlicher USt-Ausweis Kleinunternehmer-Schalter
EU-Kunde oder Drittland – falsche USt = Haftung Automatisch netto + Hinweistext
Aufbewahrung – 10 Jahre, GoBD-konform Digitales Archiv, automatisch
Zahlungsverzug – 30–60 Tage warten Zahlungsverfolgung + Erinnerungen
Scheinselbständigkeit – Indizien dokumentieren Eigene Nummern, Branding, Kundenverwaltung

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