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Alles, was du über Handwerker­rechnungen wissen musst.

Und wie wir dir die Arbeit abnehmen.

1. Pflichtangaben auf der Rechnung – §14 UStG

Jede fünfte Handwerkerrechnung enthält Fehler. Das zeigen Studien des Zentralverbands des Deutschen Handwerks. Fehlende Leistungszeiträume, vergessene Steuernummern, falsche Rechnungsnummern – klingt nach Kleinigkeiten, kann aber teuer werden.

Die Gesetzeslage

§14 UStG definiert 11 Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen:

  • Vollständiger Name und Anschrift (Rechnungssteller + Empfänger)
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung / Leistungszeitraum
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft (§13b)

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatische Prüfung aller 11 Pflichtangaben vor dem Versand
  • Fortlaufende Rechnungsnummern – lückenlos und automatisch
  • Steuernummer wird aus deinem Profil übernommen
  • Leistungszeitraum als Pflichtfeld – vergessen unmöglich
„Nie wieder fehlerhafte Rechnungen. RuckZuckRechnung prüft, was drauf muss – bevor du versendest.“

2. §35a – Steuerbonus für deine Kunden

Dein Privatkunde kann die Arbeitskosten deiner Rechnung steuerlich absetzen – bis zu 1.200 € pro Jahr. Aber nur, wenn deine Rechnung die Voraussetzungen erfüllt. Viele Handwerker wissen das nicht – und verschenken damit einen echten Wettbewerbsvorteil.

Die Gesetzeslage

§35a EStG erlaubt Privatkunden, 20% der Arbeitskosten (max. 6.000 € = 1.200 € Steuerbonus) für Handwerkerleistungen im Haushalt von der Steuer abzusetzen.

  • Arbeitskosten und Materialkosten müssen getrennt ausgewiesen werden
  • Gilt nur für Leistungen am Grundstück / in der Wohnung des Kunden
  • Barzahlung ist ausgeschlossen – nur Überweisung

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatische Trennung von Arbeits- und Materialkosten
  • §35a-Summenzeile wird auf der Rechnung ergänzt
  • Dein Kunde sieht sofort, was er absetzen kann
  • Du wirkst professionell – ohne Mehrarbeit
„Dein Kunde spart bis zu 1.200 € Steuern pro Jahr – und du bist der Profi, der das möglich macht. Automatisch.“

3. E-Rechnung & ZUGFeRD – die neue Pflicht

Ab 2028 darfst du keine einfache PDF-Rechnung mehr an Geschäftskunden schicken. Dann sind nur noch strukturierte E-Rechnungen erlaubt – im Format ZUGFeRD oder XRechnung.

Die Fristen

  • Seit 01.01.2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können
  • Bis 31.12.2026: PDF-Versand noch mit Zustimmung erlaubt
  • 2027 (≤ 800.000 € Umsatz): PDF mit Zustimmung noch erlaubt
  • Ab 01.01.2028: Nur noch ZUGFeRD / XRechnung an Geschäftskunden

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • ZUGFeRD ist bereits eingebaut – jede Rechnung ist automatisch konform
  • Zukunftssicher ab heute – keine Panik in 2027
  • Dein Kunde merkt keinen Unterschied – professionelles PDF mit eingebetteten Daten
„E-Rechnungspflicht? Für dich schon erledigt. Ohne Aufpreis, ohne Umstellung.“

4. Subunternehmer & Reverse-Charge – §13b UStG

Du arbeitest als Subunternehmer für einen anderen Handwerksbetrieb? Dann gelten für deine Rechnung besondere Regeln. Die Umsatzsteuer schuldet nicht du – sondern dein Auftraggeber.

Wann greift §13b?

  • Subunternehmer → Hauptunternehmer (beide im Baugewerbe) ✓
  • Handwerker → Privatkunde ✗
  • Handwerker → Unternehmen außerhalb des Baugewerbes ✗

Pflichthinweis auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG“

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • §13b-Modus pro Kunde – einmal einstellen, immer aktiv
  • Automatisch Netto – kein versehentlicher USt-Ausweis
  • Korrekter Pflichthinweis wird automatisch gesetzt
  • Klare Unterscheidung zwischen §13b- und Normal-Kunden
„Reverse-Charge ohne Kopfzerbrechen. Kunde markieren, Rechnung erstellen – fertig.“

5. Kleinunternehmer – §19 UStG richtig umsetzen

Du bist Kleinunternehmer und darfst keine Umsatzsteuer ausweisen? Wenn du aus Versehen USt auf der Rechnung ausweist, schuldest du sie dem Finanzamt – auch wenn du sie gar nicht hättest berechnen müssen (§14c UStG).

§19 UStG – Voraussetzungen

  • Umsatz im Vorjahr ≤ 25.000 € (seit 2025 angehoben)
  • Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich ≤ 100.000 €
  • Kein Umsatzsteuerausweis – kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
  • Pflichthinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Kleinunternehmer-Modus – ein Schalter, kein versehentlicher USt-Ausweis
  • Automatischer §19-Hinweistext auf jeder Rechnung
  • Alle anderen Pflichtangaben (§14) bleiben aktiv
„Kleinunternehmer? Ein Schalter. Alles andere machen wir.“

6. Aufbewahrungspflichten – §14b UStG & GoBD

Du musst jede Rechnung 10 Jahre lang aufbewahren. Und zwar nicht irgendwie – sondern GoBD-konform: unveränderbar, vollständig, systematisch und jederzeit abrufbar. Digitale Rechnungen müssen digital archiviert werden.

Deine Pflichten

  • 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (§14b Abs. 1 UStG)
  • GoBD: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit
  • 2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Privatkunden bei Werkleistungen am Grundstück
  • Du musst den Kunden auf die 2-Jahres-Pflicht hinweisen!

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatischer §14b-Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden
  • Digitales Archiv – 10 Jahre, jederzeit abrufbar, durchsuchbar
  • GoBD-konforme Speicherung – unveränderbar und vollständig
„10 Jahre Aufbewahrung? Läuft im Hintergrund. Du musst nichts tun.“

7. Zahlungsverzug & Mahnwesen – §286, §288 BGB

Im Handwerk ist Zahlungsverzug Alltag. Laut Creditreform zahlt jeder dritte Auftraggeber zu spät. Das belastet deine Liquidität – und kostet dich Zeit, wenn du hinterhertelefonieren musst.

Deine Rechte

  • §286 BGB: Verzug tritt 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang automatisch ein (bei Verbrauchern nur mit Hinweis auf der Rechnung)
  • §288 BGB: Verzugszinsen: 5% über Basiszinssatz (Verbraucher) / 9% (Unternehmer)
  • §288 Abs. 5 BGB: 40 € Mahnpauschale bei Geschäftskunden

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Automatische Zahlungsverfolgung – sieh auf einen Blick, wer bezahlt hat
  • Zahlungserinnerungen per Klick – professionell formuliert
  • Fälligkeitsdatum wird auf jeder Rechnung gesetzt
  • Hinweis auf Verzugsfolgen nach §286 BGB möglich
„Kein Hinterhertelefonieren mehr. Du siehst sofort, wer zahlt – und wer eine Erinnerung braucht.“

8. Professionelles Auftreten – dein Aushängeschild

Deine Rechnung ist oft das Letzte, was der Kunde von dir sieht. Und der erste Eindruck zählt auch beim letzten Kontakt. Eine sauber gestaltete, vollständige Rechnung signalisiert: Hier arbeitet ein Profi.

Warum das wichtig ist

  • Professionelle Rechnungen erhöhen die Zahlungsbereitschaft
  • Korrekte Rechnungen vermeiden Rückfragen und Verzögerungen
  • Dein Kunde empfiehlt dich weiter – auch wegen der „Papierarbeit“
  • Mehrsprachige Rechnungen für internationale Kunden oder Baustellen

So hilft dir RuckZuckRechnung:

  • Professionelle Rechnungsvorlagen – dein Logo, deine Farben
  • Mehrsprachig: Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch, Ukrainisch, Russisch
  • PDF-Download und E-Mail-Versand direkt aus der App
  • Konsistentes Design bei jeder Rechnung – automatisch
„Deine Rechnung sieht aus wie von einem Profi. Weil sie von einem gemacht wurde – mit dem richtigen Werkzeug.“
Auf einen Blick

Problem erkannt. Lösung eingebaut.

Was dich beschäftigt Was RuckZuckRechnung macht
§14 Pflichtangaben – jede 5. Rechnung fehlerhaft Automatische Prüfung aller 11 Angaben
§35a Steuerbonus – Arbeitskosten nicht getrennt Automatische Aufschlüsselung
E-Rechnung – ab 2028 Pflicht ZUGFeRD ab Tag 1 eingebaut
§13b Reverse-Charge – falscher USt-Ausweis = Haftung Ein-Klick-Modus pro Kunde
§19 Kleinunternehmer – versehentlicher USt-Ausweis Kleinunternehmer-Schalter
Aufbewahrung – 10 Jahre, GoBD-konform Digitales Archiv, automatisch
Zahlungsverzug – jeder 3. zahlt zu spät Zahlungsverfolgung + Erinnerungen
Auftreten – unprofessionelle Rechnungen Templates, Logo, Mehrsprachigkeit

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