Alles, was du über Rechnungen im Kleingewerbe und Handel wissen musst.

Du verkaufst eine Palette Wandfarbe an einen Malerbetrieb. Oder du vermietest 10 Kiteboards für ein Wochenende. Egal was – sobald du eine Rechnung schreibst, gelten feste Regeln. Fehlt etwas, kann dein Geschäftskunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Typische Fehler:

• Rechnungsnummer fehlt oder ist nicht fortlaufend
• Steuernummer / USt-IdNr. nicht angegeben
• Leistungsbeschreibung zu vage („Diverse Waren“)
• Leistungszeitpunkt/-zeitraum fehlt
• Falscher Steuersatz (7% vs. 19%)

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Automatische Pflichtangaben-Prüfung – fehlt etwas, wirst du sofort hingewiesen
• Getrennte Steuersätze – Positionen mit 7% und 19% werden automatisch aufgeteilt
• Fortlaufende Rechnungsnummern – lückenlos und nachvollziehbar
• Artikelverwaltung – häufigste Produkte und Verleih-Positionen anlegen, beim nächsten Mal ein Klick

Dein Laden hat zwei Welten: Morgens kommt der Malerbetrieb und kauft auf Rechnung. Nachmittags steht der Hobbymaler an der Kasse. Abends ruft ein Firmenkunde an, der Equipment für sein Teamevent mieten will.

• B2B: Volle Rechnung mit allen §14-Pflichtangaben – dein Kunde braucht sie für den Vorsteuerabzug
• B2C: Quittung oder vereinfachte Rechnung reicht oft – aber auch hier gelten Regeln
• Mischfälle: Ein Verein bestellt Equipment – ist das B2B oder B2C?

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Kundentyp auswählen – Geschäfts- oder Privatkunde, Rechnung passt sich automatisch an
• Vollständige B2B-Rechnungen – alle Pflichtangaben automatisch
• Vereinfachte Belege – für Kleinbetragsrechnungen nur die nötigen Angaben
• Kundenstamm – einmal anlegen, beim nächsten Mal ist alles da

Dein Großkunde verlangt plötzlich eine „E-Rechnung“? Das ist kein PDF per E-Mail – sondern ein maschinenlesbares Format. Ab 2028 wird die E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen Pflicht.

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• ZUGFeRD automatisch – jede Rechnung ist eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung, ohne Extraaufwand
• Zukunftssicher – du bist heute schon bereit für 2028
• Kompatibel – SAP, DATEV, Lexware? Die ZUGFeRD-Rechnung wird problemlos eingelesen

Gerade ein kleines Geschäft eröffnet? Einen Verleih als Nebenerwerb gestartet? Dann nutzt du vielleicht die Kleinunternehmerregelung. Der häufigste Fehler: Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, obwohl du Kleinunternehmer bist. Folge: Du schuldest die USt dem Finanzamt (§14c UStG).

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Kleinunternehmer-Modus – einmal aktivieren, alle Rechnungen ohne USt
• Automatischer Hinweistext – der §19-Hinweis erscheint auf jeder Rechnung
• Kein versehentlicher USt-Ausweis – der Steuersatz wird gar nicht erst angezeigt

Du verleihst Kiteboards, Fahrräder, Werkzeuge oder Event-Equipment? Dann kennst du die Fragen: Wie bilde ich die Kaution ab? Muss der Mietbeleg eine vollständige Rechnung sein? Wie rechne ich Schäden oder verspätete Rückgabe ab?

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Flexible Positionen – Tagesmiete, Wochenmiete, Zubehör und Versicherung als separate Positionen
• Leistungszeitraum – direkt auf der Rechnung, Pflichtangabe erfüllt
• Artikelverwaltung – Equipment als Stammdaten anlegen, beim nächsten Verleih ein Klick
• Professionelle Belege – dein Mietbeleg sieht genauso professionell aus wie eine Verkaufsrechnung

Jede Rechnung, die du ausstellst, musst du 10 Jahre aufbewahren. Egal ob der Verkauf einer Dose Wandfarbe oder der Verleih eines Baggers. Digitale Rechnungen müssen digital archiviert werden – GoBD-konform.

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Automatisches Archiv – alle Rechnungen gespeichert, 10 Jahre, jederzeit abrufbar
• GoBD-konform – unveränderbare Speicherung, vollständige Dokumentation
• Durchsuchbar – finde jede Rechnung nach Kunde, Datum, Betrag oder Nummer
• Deutsche Server – deine Daten liegen in Deutschland, DSGVO-konform

Besonders im B2B-Geschäft kennen Kleingewerbetreibende und Händler das Problem: Der Malerbetrieb hat die Farbe vor 6 Wochen abgeholt – die Rechnung ist immer noch offen. Mahnen fühlt sich unangenehm an, aber unbezahlte Rechnungen belasten deinen Cashflow.

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Zahlungsstatus auf einen Blick – offen, überfällig oder bezahlt, sofort sichtbar
• Automatische Zahlungserinnerungen – freundlich formuliert, per E-Mail
• Fälligkeitsdatum – wird auf jeder Rechnung klar ausgewiesen
• Mahnstufen – von freundlicher Erinnerung bis förmlicher Mahnung, automatisch eskalierend

Deine Rechnung ist deine Visitenkarte. Wenn der Großkunde eine Rechnung aus Word oder Excel bekommt – ohne Logo, mit schiefer Formatierung – hinterlässt das keinen guten Eindruck. Besonders im Verleih-Geschäft kannst du dich mit professionellen Rechnungen sofort abheben.

Und wenn du auch Touristen bedienst – am See, am Strand, in der Ferienregion – dann ist eine mehrsprachige Rechnung Gold wert.

So hilft dir RuckZuckRechnung:

• Professionelle Vorlagen – einheitliches Design mit deinem Logo, deinen Farben
• Mehrsprachig – Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch, Ukrainisch und Russisch
• Konsistentes Erscheinungsbild – ob 15 € Fahrradverleih oder 5.000 € Baumaschinenmiete
• Schnell erstellt – in unter 5 Minuten, auch zwischen zwei Kunden an der Theke