Всё, что вам нужно знать о выставлении счетов в малом бизнесе и торговле.
И как мы берём эту работу на себя.
1. Обязательные реквизиты – что должно быть в каждом счёте?
Вы продаёте палету краски малярной фирме. Или сдаёте 10 кайтбордов на выходные. Неважно что – как только вы выписываете счёт, действуют чёткие правила. Если чего-то не хватает, ваш бизнес-клиент не сможет вычесть входной НДС.
Типичные ошибки:
- Номер счёта отсутствует или не последовательный
- Не указан налоговый номер / ИНН ЕС
- Описание услуги слишком общее ("Различные товары")
- Дата поставки/услуги отсутствует
- Неверная налоговая ставка (7% vs. 19%)
Правовая ситуация – §14 UStG
- Имя и адрес поставщика и клиента
- Налоговый номер / ИНН ЕС
- Дата счёта и последовательный номер счёта
- Количество и вид поставки/услуги – конкретно, не "товары"
- Дата услуги или период оказания
- Сумма нетто + налоговая ставка + сумма налога – при смешанных ставках раздельно
- Счета на малые суммы (до 250 € брутто): Упрощённые требования по §33 UStDV
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Автоматическая проверка реквизитов – если чего-то не хватает, вы получите уведомление
- Раздельные налоговые ставки – позиции с 7% и 19% автоматически разделяются
- Последовательные номера счетов – без пропусков и прозрачные
- Управление товарами – сохраните часто используемые продукты и позиции аренды, в следующий раз один клик
2. B2B и B2C – разница в выставлении счетов
У вашего магазина два мира: Утром приходит малярная фирма и покупает в кредит. Днём у кассы стоит маляр-любитель. Вечером звонит корпоративный клиент, который хочет арендовать оборудование для тимбилдинга.
- B2B: Полный счёт со всеми обязательными реквизитами §14 – вашему клиенту он нужен для вычета входного НДС
- B2C: Чек или упрощённый счёт часто достаточен – но правила всё равно действуют
- Смешанные случаи: Клуб заказывает оборудование – это B2B или B2C?
Правовая ситуация
- §14 абз. 2 UStG: Обязанность выставления счёта в течение 6 месяцев предпринимателям
- B2B: Все обязательные реквизиты требуются, клиенту нужен вычет входного НДС
- B2C: Упрощённый счёт на малые суммы до 250 € (§33 UStDV)
- Совет для арендодателей: Краткосрочная аренда тоже облагается налогом – счёт обязателен при B2B
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Выберите тип клиента – бизнес или частный, счёт адаптируется автоматически
- Полные B2B-счета – все обязательные реквизиты автоматически
- Упрощённые чеки – для малых сумм только необходимые данные
- База клиентов – настройте один раз, в следующий раз всё готово
3. Электронный счёт и ZUGFeRD – новая обязанность
Ваш крупный клиент вдруг требует "электронный счёт"? Это не PDF по электронной почте – это машиночитаемый формат. С 2028 года электронный счёт становится обязательным для всех B2B-транзакций.
Сроки и обязательства
- С 01.01.2025: Вы должны уметь принимать электронные счета
- До 31.12.2026: Отправка PDF ещё допускается с согласия получателя
- 2027 (оборот ≤ 800 000 €): PDF с согласия ещё допускается
- С 01.01.2028: Только структурированные электронные счета для бизнес-клиентов
Что такое ZUGFeRD? Счёт в формате PDF со встроенными XML-данными. Ваш клиент видит обычный счёт – его бухгалтерская программа автоматически считывает данные.
Важно: Обязанность электронного счёта распространяется только на B2B. Счета для частных лиц не затрагиваются.
Как помогает RuckZuckRechnung:
- ZUGFeRD автоматически – каждый счёт является электронным счётом, совместимым с ZUGFeRD, без дополнительных усилий
- На будущее – вы уже сегодня готовы к 2028 году
- Совместимый – SAP, DATEV, Lexware? Счёт ZUGFeRD считывается без проблем
4. Малый предприниматель – §19 UStG правильно применён
Только что открыли маленький магазин? Запустили аренду как подработку? Возможно, вы используете освобождение для малых предпринимателей. Самая частая ошибка: указание НДС в счёте, хотя вы малый предприниматель. Последствие: вы должны НДС налоговой (§14c UStG).
§19 UStG – Условия
- Оборот за предыдущий год ≤ 25 000 € (повышен с 2025)
- Оборот в текущем году ожидается ≤ 100 000 €
- Без указания НДС – без налоговой ставки, без суммы налога
- Обязательная пометка: "Согласно §19 UStG НДС не взимается."
- Все остальные обязательные реквизиты (§14 UStG) по-прежнему действуют
- Торговля: Различие 7%/19% не применяется – вы принципиально не указываете НДС
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Режим малого предпринимателя – активируйте один раз, все счета без НДС
- Автоматический текст пометки – пометка §19 появляется на каждом счёте
- Никакого случайного указания НДС – налоговая ставка вообще не отображается
5. Залоги, чеки за аренду и расчёты
Вы сдаёте в аренду кайтборды, велосипеды, инструменты или оборудование для мероприятий? Тогда вы знаете вопросы: Как учесть залог? Должен ли чек за аренду быть полноценным счётом? Как рассчитать ущерб или задержку возврата?
Залоги и чеки за аренду
- Залоги не являются доходом – пока они возвращаются
- Залог не указывается как позиция с НДС в счёте
- Если залог удержан (ущерб), сумма становится налогооблагаемой услугой
- Чеки за аренду должны быть полными счетами при B2B или свыше 250 €
- Период оказания услуги обязателен (§14 абз. 4 п. 6 UStG) – при дневной аренде: дата, при недельной: "с – по"
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Гибкие позиции – дневная аренда, недельная, аксессуары и страховка как отдельные позиции
- Период оказания услуги – прямо в счёте, обязательный реквизит выполнен
- Управление товарами – сохраните оборудование как основные данные, при следующей аренде один клик
- Профессиональные чеки – ваш чек за аренду выглядит так же профессионально, как счёт за продажу
6. Обязанности хранения – §14b UStG и GoBD
Каждый выставленный вами счёт должен храниться 10 лет. Будь то продажа банки краски или аренда экскаватора. Цифровые счета должны архивироваться в цифровом виде – в соответствии с GoBD.
Ваши обязанности
- 10 лет обязанности хранения (§14b абз. 1 UStG)
- Цифровые счета должны архивироваться в цифровом виде (распечатки недостаточно!)
- GoBD: Прослеживаемость, неизменяемость, полнота, своевременность, порядок
- Каждый счёт в оригинальном формате – без последующих изменений
- Систематическая архивация с функцией поиска для налоговых проверок
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Автоматический архив – все счета сохранены, 10 лет, доступны в любое время
- Соответствие GoBD – неизменяемое хранение, полная документация
- С функцией поиска – найдите любой счёт по клиенту, дате, сумме или номеру
- Немецкие серверы – ваши данные остаются в Германии, в соответствии с GDPR
7. Просрочка платежей и взыскание – быстрее к деньгам
Особенно в B2B-бизнесе малые предприниматели и торговцы знают проблему: Малярная фирма забрала краску 6 недель назад – счёт всё ещё не оплачен. Напоминать неприятно, но неоплаченные счета давят на ваш денежный поток.
Правовые основы
- §286 BGB: Ваш клиент автоматически впадает в просрочку через 30 дней после срока оплаты
- §288 BGB: Проценты за просрочку: 5% сверх базовой ставки (частные лица) или 9% (бизнес-клиенты)
- §288 абз. 5 BGB: При B2B дополнительно 40 € паушальная компенсация за напоминание
- Совет: Чёткие сроки оплаты (напр. 14 дней) и скидка за раннюю оплату (2% при оплате в течение 7 дней) ускоряют платёж
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Статус платежей на виду – открытые, просроченные или оплаченные, видно мгновенно
- Автоматические напоминания о платежах – вежливо сформулированные, по email
- Срок оплаты – чётко указан на каждом счёте
- Уровни взыскания – от вежливого напоминания до официального требования, автоматическая эскалация
8. Профессиональный вид – ваш бизнес, ваш бренд
Ваш счёт – это ваша визитная карточка. Когда крупный клиент получает счёт из Word или Excel – без логотипа, с кривым форматированием – это не производит хорошего впечатления. Особенно в арендном бизнесе вы сразу выделитесь профессиональными счетами.
А если вы обслуживаете и туристов – на озере, на пляже, в курортном регионе – тогда многоязычный счёт на вес золота.
Профессиональные стандарты
- Единый стиль укрепляет доверие ваших клиентов
- Логотип и фирменные цвета на каждом счёте
- Многоязычность – конкурентное преимущество при международной клиентуре
- Быстрое выставление счетов сигнализирует о профессионализме
Как помогает RuckZuckRechnung:
- Профессиональные шаблоны – единый дизайн с вашим логотипом, вашими цветами
- Многоязычный – немецкий, английский, польский, турецкий, украинский и русский
- Единый стиль – будь то аренда велосипеда за 15 € или строительной техники за 5 000 €
- Быстро создан – менее чем за 5 минут, даже между двумя клиентами у прилавка
Что включает RuckZuckRechnung – для малого бизнеса и торговцев
| Что вас беспокоит | Что делает RuckZuckRechnung |
|---|---|
| Забытые обязательные реквизиты | Автоматическая проверка всех реквизитов §14 |
| Путаница B2B vs. B2C | Выберите тип клиента – счёт адаптируется |
| Обязанность электронного счёта с 2028 | ZUGFeRD уже сегодня в каждом счёте |
| Освобождение для малых предпринимателей | Режим §19 – один переключатель, готово |
| Залоги и чеки за аренду | Гибкие позиции, периоды, аксессуары |
| Хранить счета 10 лет | Цифровой архив в соответствии с GoBD |
| Клиенты платят слишком поздно | Автоматические напоминания о платежах |
| Счёт выглядит непрофессионально | Профессиональные шаблоны с брендингом |
Попробуйте – бесплатно и без обязательств.
Создайте свой первый счёт менее чем за 5 минут. Все обязательные реквизиты и ZUGFeRD включены.