Küçük işletmelerde ve perakendede faturalandırma hakkında bilmeniz gereken her şey.
Ve bu işi sizin için nasıl üstlendiğimiz.
1. Zorunlu bilgiler – her faturada ne olmalı?
Bir boyacı firmasına bir palet boya satıyorsunuz. Ya da hafta sonu için 10 uçurtma tahtası kiralıyorsunuz. Ne olursa olsun – fatura yazdığınız an sabit kurallar geçerlidir. Bir şey eksikse, iş müşteriniz KDV indirimi yapamaz.
Sık yapılan hatalar:
- Fatura numarası eksik veya ardışık değil
- Vergi numarası / KDV kimlik numarası belirtilmemiş
- Hizmet açıklaması çok belirsiz ("Çeşitli mallar")
- Teslimat/hizmet tarihi eksik
- Yanlış vergi oranı (%7 vs. %19)
Yasal durum – §14 UStG
- Ad ve adres – tedarikçi ve müşteri
- Vergi numarası / KDV kimlik numarası
- Fatura tarihi ve ardışık fatura numarası
- Miktar ve tür – teslimat/hizmet, spesifik olarak, "mallar" değil
- Hizmet tarihi veya hizmet dönemi
- Net tutar + vergi oranı + vergi tutarı – karma oranlarda ayrı ayrı
- Küçük tutarlı faturalar (250 € brüte kadar): §33 UStDV'ye göre basitleştirilmiş gereksinimler
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Otomatik zorunlu bilgi kontrolü – bir şey eksikse hemen bildirilir
- Ayrı vergi oranları – %7 ve %19 kalemler otomatik olarak ayrılır
- Ardışık fatura numaraları – boşluksuz ve izlenebilir
- Kalem yönetimi – en sık kullandığınız ürünleri ve kiralama kalemlerini kaydedin, bir sonraki seferde tek tıklama
2. B2B ve B2C – faturalandırmadaki fark
Mağazanızın iki dünyası var: Sabah boyacı firma gelip hesaba alışveriş yapar. Öğleden sonra hobi boyacı kasada durur. Akşam bir kurumsal müşteri arar ve ekip etkinliği için ekipman kiralamak ister.
- B2B: Tüm §14 zorunlu bilgileri içeren tam fatura – müşteriniz KDV indirimi için buna ihtiyaç duyar
- B2C: Fiş veya basitleştirilmiş fatura genellikle yeterlidir – ama kurallar yine de geçerlidir
- Karma durumlar: Bir kulüp ekipman sipariş eder – bu B2B mi yoksa B2C mi?
Yasal durum
- §14 fıkra 2 UStG: Girişimcilere 6 ay içinde faturalandırma yükümlülüğü
- B2B: Tüm zorunlu bilgiler gerekli, müşteri KDV indirimi hakkına sahip
- B2C: 250 €'ya kadar basitleştirilmiş küçük tutarlı fatura (§33 UStDV)
- Kiralama ipucu: Kısa süreli kiralama da vergiye tabidir – B2B'de fatura zorunludur
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Müşteri türünü seçin – iş veya bireysel müşteri, fatura otomatik olarak uyarlanır
- Eksiksiz B2B faturaları – tüm zorunlu bilgiler otomatik olarak
- Basitleştirilmiş makbuzlar – küçük tutarlı faturalar için yalnızca gerekli bilgiler
- Müşteri veritabanı – bir kez ayarlayın, bir sonraki seferde her şey hazır
3. E-fatura ve ZUGFeRD – yeni zorunluluk
Büyük müşteriniz aniden "e-fatura" mı istiyor? Bu, e-posta ile gönderilen bir PDF değil – makine tarafından okunabilir bir formattır. 2028'den itibaren tüm B2B işlemleri için e-fatura zorunlu hale gelir.
Süreler ve yükümlülükler
- 01.01.2025'ten itibaren: E-faturaları alabilmeniz gerekir
- 31.12.2026'ya kadar: Alıcının onayıyla PDF gönderimi hâlâ mümkün
- 2027 (ciro ≤ 800.000 €): Onaylı PDF hâlâ mümkün
- 01.01.2028'den itibaren: İş müşterilerine yalnızca yapılandırılmış e-faturalar
ZUGFeRD nedir? Gömülü XML verileri içeren bir PDF fatura. Müşteriniz normal bir fatura görür – muhasebe yazılımı verileri otomatik olarak okur.
Önemli: E-fatura zorunluluğu yalnızca B2B için geçerlidir. Bireysel müşterilere gönderilen faturalar etkilenmez.
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- ZUGFeRD otomatik – her fatura, ek çaba olmadan ZUGFeRD uyumlu bir e-faturadır
- Geleceğe hazır – bugünden 2028'e hazırsınız
- Uyumlu – SAP, DATEV, Lexware? ZUGFeRD faturası sorunsuz okunur
4. Küçük girişimci muafiyeti – §19 UStG doğru uygulanmış
Küçük bir dükkan mı açtınız? Yan iş olarak kiralama mı başlattınız? O zaman muhtemelen küçük girişimci muafiyetini kullanıyorsunuz. En yaygın hata: Küçük girişimci olmasına rağmen faturada KDV göstermek. Sonuç: KDV'yi vergi dairesine borçlanırsınız (§14c UStG).
§19 UStG – Koşullar
- Önceki yıl cirosu ≤ 25.000 € (2025'ten itibaren yükseltildi)
- Cari yıl tahmini ciro ≤ 100.000 €
- KDV gösterilmez – vergi oranı yok, vergi tutarı yok
- Zorunlu not: "§19 UStG uyarınca KDV tahsil edilmemektedir."
- Diğer tüm zorunlu bilgiler (§14 UStG) aynen geçerlidir
- Perakende: %7/%19 ayrımı geçerli değildir – prensipte KDV göstermezsiniz
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Küçük girişimci modu – bir kez etkinleştirin, tüm faturalar KDV'siz
- Otomatik not metni – §19 notu her faturada görünür
- Yanlışlıkla KDV gösterme yok – vergi oranı hiç gösterilmez
5. Depozitolar, kiralama makbuzları ve faturalandırma
Uçurtma tahtası, bisiklet, alet veya etkinlik ekipmanı mı kiralıyorsunuz? O zaman şu soruları biliyorsunuz: Depozitoyu nasıl muhasebeleştireceğim? Kiralama makbuzu tam fatura mı olmalı? Hasarı veya geç iadeyi nasıl faturalandıracağım?
Depozitolar ve kiralama makbuzları
- Depozitolar gelir değildir – iade edildiği sürece
- Depozito faturada KDV kalemi olarak gösterilmez
- Depozito alıkonulursa (hasar), tutar vergiye tabi hizmet olur
- Kiralama makbuzları B2B'de veya 250 €'nun üzerinde tam fatura olmalıdır
- Hizmet dönemi zorunludur (§14 fıkra 4 no. 6 UStG) – günlük kiralamada: tarih, haftalık kiralamada: "tarihinden – tarihine"
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Esnek kalemler – günlük kiralama, haftalık kiralama, aksesuar ve sigorta ayrı kalemler olarak
- Hizmet dönemi – doğrudan faturada, zorunlu bilgi yerine getirilmiş
- Kalem yönetimi – ekipmanı temel veri olarak kaydedin, bir sonraki kiralamada tek tıklama
- Profesyonel makbuzlar – kiralama makbuzunuz satış faturası kadar profesyonel görünür
6. Saklama yükümlülüğü – §14b UStG ve GoBD
Düzenlediğiniz her fatura 10 yıl boyunca saklanmalıdır. Bir kutu boya satışı olsun, bir ekskavatör kiralaması olsun. Dijital faturalar dijital olarak arşivlenmelidir – GoBD uyumlu.
Yükümlülükleriniz
- 10 yıl saklama yükümlülüğü (§14b fıkra 1 UStG)
- Dijital faturalar dijital olarak arşivlenmelidir (çıktı yetmez!)
- GoBD: İzlenebilirlik, değiştirilemezlik, eksiksizlik, zamanındalık, düzen
- Her fatura orijinal formatta – sonradan değişiklik yok
- Vergi denetimi için arama fonksiyonlu sistematik dosyalama
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Otomatik arşiv – tüm faturalar saklanır, 10 yıl, her zaman erişilebilir
- GoBD uyumlu – değiştirilemez depolama, eksiksiz belgeleme
- Aranabilir – herhangi bir faturayı müşteri, tarih, tutar veya numaraya göre bulun
- Alman sunucuları – verileriniz Almanya'da kalır, GDPR uyumlu
7. Ödeme gecikmeleri ve icra – daha hızlı paranıza kavuşun
Özellikle B2B işlerde küçük işletme sahipleri ve perakendeciler bu sorunu bilir: Boyacı firma boyayı 6 hafta önce aldı – fatura hâlâ ödenmemiş. Hatırlatma yapmak rahatsız edici, ama ödenmemiş faturalar nakit akışınızı zorluyor.
Yasal temeller
- §286 BGB: Müşteriniz vade tarihinden 30 gün sonra otomatik olarak temerrüde düşer
- §288 BGB: Temerrüt faizi: Baz oranın %5 üstü (bireysel) veya %9 (iş müşterileri)
- §288 fıkra 5 BGB: B2B'de ek olarak 40 € hatırlatma götürü ücreti
- İpucu: Net ödeme koşulları (ör. 14 gün) ve erken ödeme iskontosu (%2 – 7 gün içinde ödeme) ödemeyi hızlandırır
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Ödeme durumu bir bakışta – açık, vadesi geçmiş veya ödenmiş, anında görülür
- Otomatik ödeme hatırlatmaları – kibar ifadeli, e-posta ile
- Vade tarihi – her faturada açıkça belirtilir
- İcra seviyeleri – kibar hatırlatmadan resmi icra bildirisine, otomatik olarak yükselen
8. Profesyonel görünüm – işletmeniz, markanız
Faturanız kartvizitinizdir. Büyük bir müşteri Word veya Excel'den bir fatura aldığında – logosuz, bozuk formatlı – iyi bir izlenim bırakmaz. Özellikle kiralama işinde profesyonel faturalarla hemen fark yaratabilirsiniz.
Ve turistlere de hizmet veriyorsanız – göl kenarında, sahilde, tatil bölgesinde – o zaman çok dilli fatura altın değerindedir.
Profesyonel standartlar
- Tutarlı görünüm müşterilerinizin güvenini güçlendirir
- Logo ve kurumsal renkler her faturada
- Çok dillilik uluslararası müşteri kitlesinde rekabet avantajıdır
- Hızlı faturalandırma profesyonellik sinyali verir
RuckZuckRechnung size nasıl yardımcı olur:
- Profesyonel şablonlar – logonuz, renklerinizle tutarlı tasarım
- Çok dilli – Almanca, İngilizce, Lehçe, Türkçe, Ukraynaca ve Rusça
- Tutarlı görünüm – ister 15 €'luk bisiklet kiralama, ister 5.000 €'luk inşaat ekipmanı kiralama
- Hızlıca oluşturulan – 5 dakikadan kısa sürede, tezgâhta iki müşteri arasında bile
RuckZuckRechnung'da neler var – küçük işletme sahipleri ve perakendeciler için
| Sizi ne endişelendiriyor | RuckZuckRechnung ne yapar |
|---|---|
| Unutulan zorunlu bilgiler | Tüm §14 bilgilerinin otomatik kontrolü |
| B2B vs. B2C karışıklığı | Müşteri türünü seçin – fatura uyarlanır |
| 2028'den itibaren e-fatura zorunluluğu | ZUGFeRD bugünden itibaren her faturada |
| Küçük girişimci muafiyeti | §19 modu – tek anahtar, tamam |
| Depozitolar ve kiralama makbuzları | Esnek kalemler, dönemler, aksesuarlar |
| Faturaları 10 yıl saklamak | GoBD uyumlu dijital arşiv |
| Müşteriler çok geç ödüyor | Otomatik ödeme hatırlatmaları |
| Fatura profesyonelce görünmüyor | Markalı profesyonel şablonlar |
Deneyin – ücretsiz ve bağlayıcı olmadan.
İlk faturanızı 5 dakikadan kısa sürede oluşturun. Tüm zorunlu bilgiler ve ZUGFeRD dahil.